Brief agence : 6 clés pour le rédiger
Répondre à un brief quand on est agence, est à la fois un challenge palpitant et un investissement conséquent qui s’appuie sur une mobilisation humaine, des expertises multidisciplinaires et une bonne dose d’énergie.
Prendre le temps de faire un brief de qualité, évite d’en perdre par la suite.
Dans un premier temps, le brief est souvent le seul document qui relie le commanditaire à l'agence sollicitée. Il sert au donneur d'ordre à cadrer sa demande et à l'agence à comprendre l'objectif de l'événement, la stratégie, les valeurs, les besoins et les attentes. Il est l'une des clés essentielles dans la réussite du projet.
Dans ce processus, la qualité de sa rédaction et le délai de réponse revêtent une importance de premier ordre.
Voici 6 clés pour rédiger un brief agence.
1/ Parlez de votre marque
L'agence a besoin de comprendre qui vous êtes, l'histoire de l'entreprise, son ADN, son univers concurrentiel et économique, les personnages clés de l'entreprise, ses produits/services et son historique de communication.
2/ Définissez précisément le cahier des charges
Le contexte dans lequel l'événement va avoir lieu, la date souhaitée, le profil des participants, le format attendu, l’historique des événements précédents, le nombre d’invités, les spécificités, les contraintes, l'objectif, les livrables attendus...Autant d'informations utiles à l'agence pour répondre à votre demande, sans oublier : Le budget.
Ce dernier est déterminant pour imaginer et construire le projet. Avec une variation budgétaire importante, on ne fait pas la même chose !
3/ Que souhaitez-vous que vos participants retiennent de votre événement ?
Quel que soit le format envisagé, il y a toujours un message !
Rappelons que ces rencontres "Live" avec votre public sont l’occasion de partager du contenu mais aussi votre raison-d’être.
Des informations souvent minimisées, voire inexistantes dans les briefs agences, au profit d’informations plus logistiques. Pourtant c’est ici que tout commence pour créer un territoire d’expression qui VOUS ressemble !
L’une des questions importantes à se poser est : « Quels messages voulez-vous passer ? », "Que souhaitez-vous que vos participants retiennent ?" afin de concevoir un événement cohérent entre le fond et la forme.
En répondant à cette question, c’est la garantie d'intégrer votre événement dans une stratégie de sens, d'engagement et rester focus sur l’essentiel de bout en bout.
4/ Favorisez l'échange
Le mail c'est bien, l'échange de vive voix, c'est mieux !
Présentez votre brief à l'oral aux agences interrogées est essentiel. Cet échange permet de lever les doutes, les divergences de compréhension et de partir sur de bonnes bases.
5 / Donnez le temps
Si vous sollicitez des agences pour l'organisation de votre prochain événement, c'est que vous attendez une proposition personnalisée, conçue sur-mesure, n'est-ce pas ? Pas un catalogue d'idées adaptables à tous !
Au même titre que l'artisan, l'agence conçoit pour vous un "projet" unique.
Il faut analyser le cahier des charges, brainstormer sur la stratégie, les idées, imaginer la forme créative de l'événement, les contenus qui vont porter les messages, étudier la faisabilité, les délais, sourcer et interroger des prestataires, écrire une recommandation, élaborer un budget...Cela demande du temps !
6/ Anticipez
Autant que possible, briefez votre agence au plus tôt.
Nous le savons, dans l'événementiel, certaines périodes sont très demandées. Il est donc fortement recommandé d'anticiper les demandes (recherches de lieux, fabrications, disponibilités des intervenants...) bien en amont. C'est à cette condition que l'agence peut vous assurer les meilleurs prestataires et obtenir les meilleurs tarifs.
Catch On est une agence conseil en communication événementielle & audiovisuelle qui valorise la singularité de ses clients par la stratégie narrative et la création.
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